Anbud och offerter med AI i er egen stil
Ett anbud börjar sällan från noll. Det bästa underlaget finns ofta i era tidigare anbud. Med en AI-assistent som läser dem blir det lätt att hitta och återanvända, i er egen stil.
iSearch
Innehåll
Anbudsarbete har ofta en tydlig rytm. Ett förfrågningsunderlag kommer in, tiden är knapp och många av frågorna liknar sådana ni har svarat på förut. Beskrivningen av er metod, kvalitetsarbetet, referensuppdragen och organisationen finns redan, i tidigare anbud som ligger i en mapp eller hos den som skrev dem. Ändå skrivs mycket om från början, eftersom det tar tid att hitta den bästa versionen.
Samma sak gäller offerter. Prisupplägg, villkor och beskrivningar av leveransen återkommer, men varje gång behöver någon leta fram den senaste versionen och se till att den stämmer.
Hitta det ni redan har skrivit
En AI-assistent som är kopplad till era tidigare anbud, mallar och metodtexter gör det underlaget sökbart med vanliga frågor. Hur beskrev vi kvalitetsarbetet i förra årets ramavtal? Vilka referensuppdrag har vi inom offentlig sektor? Assistenten svarar och visar vilket dokument och vilket avsnitt svaret kommer från, så att ni kan gå direkt till originalet.
Det gör också anbudsgruppen mindre sårbar. När den som skrev de bästa texterna är upptagen eller har slutat finns formuleringarna kvar och går att hitta.
Assistenten kan också hjälpa till när ett nytt förfrågningsunderlag kommer in. Koppla underlaget, ställ frågor om kraven och be om en sammanställning av vad som ska bifogas. Då syns det snabbt vilka delar ni redan har bra texter för och vilka som behöver skrivas nya.
Skriv i er egen stil
Ett bra anbud låter som ni. Begreppen, tonen och sättet att beskriva metoden har ofta vuxit fram under lång tid och är en del av hur kunden uppfattar er. En assistent som utgår från era egna texter kan ta fram utkast som följer samma stil och använder samma begrepp, och undviker de allmänna formuleringar som får anbud att låta likadana.
Utkastet är en början. Ni anpassar det till kraven i förfrågningsunderlaget, kontrollerar sakuppgifterna mot källorna och ansvarar för det som lämnas in. Eftersom varje del pekar tillbaka på sitt underlag går granskningen snabbare, och det blir lättare att upptäcka uppgifter som behöver uppdateras, som en referens som har hunnit bli gammal.
Konfidentiellt underlag
Anbud och offerter innehåller ofta uppgifter som inte ska spridas, som priser, kalkyler, villkor och detaljer om kunder och referenser. Att klistra in sådant i publika AI-tjänster är en risk ni inte behöver ta. Ett internt verktyg ska hålla underlaget inom verksamheten och bara visa det för dem som arbetar med anbuden.
Det kräver tydliga behörigheter. Anbudsgruppen kan ha tillgång till tidigare anbud och kalkyler, medan andra delar av organisationen bara ser de generella mallarna. Då kan fler få hjälp av samma assistent, utan att känsliga uppgifter når fel person.
Så fungerar det i iSearch
I iSearch sätter ni upp en assistent för anbud och kopplar den till era tidigare anbud, mallar och metodtexter. Den hittar tidigare svar, tar fram utkast i er egen stil och visar alltid källan. Ni väljer vilka dokument assistenten läser och vem som får använda den. Hela kedjan kan köras i er egen miljö, och era uppgifter tränar aldrig några modeller.
Läs mer om känsliga uppgifter i AI, om intern AI eller publika AI-tjänster och om hur iSearch används, eller boka en genomgång.