Så inför ni AI-sökning i organisationen, steg för steg
Att införa AI-sökning handlar mindre om teknik och mer om att börja på rätt ställe. Här är en plan i sex steg som ni kan följa.
iSearch
Innehåll
De flesta AI-projekt som går trögt har samma början. Någon bestämmer att organisationen ska ha AI, och så kopplas så mycket som möjligt på en gång. Alla dokument, alla avdelningar, alla användare. Resultatet blir en assistent som vet lite om allt och inte riktigt hjälper någon.
Det fungerar bättre åt andra hållet. Börja litet, med en tydlig uppgift och en grupp som verkligen behöver hjälpen. Låt nyttan synas där, och bygg vidare.
Börja med en fråga som ställs varje dag
Börja inte med ”all kunskap i hela organisationen”. Börja med en fråga som många ställer ofta, och där svaret redan finns i ett dokument. Hur man hanterar en viss typ av ärende. Vad som gäller för semester. Hur en reklamation ska behandlas.
Ett bra första område har tre kännetecken. Underlaget är någorlunda samlat. Frågorna kommer ofta. Och det finns en person som i dag får besvara dem gång på gång. Prata med den personen. Hon vet exakt vilka frågor som kommer och vilka dokument som har svaren.
Samla sedan underlaget och gå igenom det med kritiska ögon. Gamla versioner, dubbletter och utkast som aldrig blev beslut gör det svårare för assistenten att svara rätt. Det är tråkigt arbete, men det lönar sig direkt. Assistenten blir aldrig bättre än det den läser, och ofta upptäcker man att rutinerna själva behövde en översyn.
Ge assistenten ett tydligt uppdrag
En assistent behöver instruktioner, på samma sätt som en ny kollega. Vem den svarar, vilken ton den ska ha och vad den ska göra när den inte hittar svaret. Ska den hänvisa till en viss person? Ska den säga ifrån när frågan ligger utanför området? Skriv det enkelt och konkret.
Tänk också på vem som ska ha tillgång. En assistent för kundtjänst behöver inte läsa ekonomiavdelningens underlag. Varje assistent bör läsa just det som hör till dess uppgift, och åtkomsten bör följa medarbetarnas roller. Det gör svaren bättre och risken mindre.
Låt sedan en mindre grupp börja. Fem eller tio personer räcker. Be dem använda assistenten i det vanliga arbetet och säga till när ett svar blir fel eller ofullständigt. Varje sådan signal är värdefull. Oftast är orsaken ett dokument som saknas, eller en rutin som är otydligt skriven.
Låt nyttan sprida sig
När den första gruppen märker att de får svar snabbare händer något. Andra börjar fråga om de också kan få en assistent. Det är ett bättre läge än att skicka ut ett verktyg till alla och hoppas att det används.
Ta nästa område på samma sätt. Rätt underlag, tydliga instruktioner, en grupp som börjar. Efter några varv har organisationen flera assistenter som var och en är bra på sin sak, och en vana av att hålla underlaget aktuellt.
Glöm inte att utse ägare. Varje samling dokument behöver någon som ansvarar för att den är aktuell. Det är det som avgör om assistenten fortfarande ger rätt svar om ett år.
Så fungerar det i iSearch
I iSearch skapar ni assistenter med egna instruktioner och kopplar dem till de kunskapsbanker de behöver. En första assistent kan vara i gång på några dagar. Kunskapsbanker kan delas mellan avdelningar, och skrivrättigheten stannar hos ägaren.
Rollbaserad åtkomst styr vem som når vad, och varje svar visar vilka dokument som lästes. Hela kedjan kan köras i er egen miljö, språkmodellen inräknad.
Se hur iSearch används, läs om produkten eller boka en genomgång.