När medarbetarna skriver in känslig information i AI

Det börjar nästan alltid oskyldigt. En handläggare ska svara på ett krångligt kundmejl en fredagseftermiddag. Hon klistrar in mejlet i en öppen AI-tjänst och ber om ett utkast. Svaret blir bra, och hon hinner hem i tid. Men mejlet innehöll kundens namn, personnummer och detaljer om ärendet.

Ingen ville något illa. Ändå har uppgifterna lämnat organisationen, och det går inte att ta tillbaka.

Varför det händer

Öppna AI-tjänster är snabba, ofta gratis och finns ett klick bort. Den som har bråttom väljer det som fungerar. Det är inte slarv. Det är ett tecken på att behovet är verkligt och att verksamheten inte har erbjudit något bättre.

När text klistras in i en öppen tjänst hamnar den hos en annan part. Ni vet inte alltid var den lagras, hur länge eller vem som kan komma åt den, och villkoren kan tillåta att innehållet används för att förbättra tjänsten. För kunduppgifter blir det snabbt en GDPR-fråga. För avtal, affärshemligheter och interna analyser blir det en sekretessfråga.

Den första reaktionen är ofta att förbjuda. Det är begripligt, men det löser sällan problemet. Arbetet blir inte lättare för att verktyget är förbjudet, och användning i privata konton och telefoner syns inte. Förbudet flyttar bara risken till en plats där ingen ser den. Samtidigt går verksamheten miste om nyttan som medarbetarna redan har upptäckt.

Gör det säkra till det enkla

Det bästa skyddet är ett eget verktyg som medarbetarna faktiskt vill använda. Ett verktyg som körs i er egen miljö, där frågor och dokument stannar hos er och aldrig används för att träna modeller.

Då förändras hela frågan. Organisationen behöver inte längre oroa sig för vad användarna skriver in, eftersom ingenting lämnar miljön. Kundmejlet, avtalet och anteckningen från mötet stannar där de hör hemma. Handläggaren från fredagseftermiddagen kan göra exakt samma sak som förut, klistra in mejlet och be om ett utkast, utan att någon behöver oroa sig.

Det egna verktyget behöver vara lika enkelt som det öppna. Annars väljer medarbetarna det andra igen. Det betyder att det ska finnas där de arbetar, på datorn och i mobilen, och att det ska ge svar som är minst lika bra. Gärna bättre, eftersom det kan svara ur verksamhetens egna dokument och visa var svaret kommer ifrån.

Börja med det medarbetarna redan gör

Fråga medarbetarna vad de använder AI till i dag. Svaren brukar likna varandra. Svara på mejl, sammanfatta långa dokument, hitta rätt rutin. Börja där. När det egna verktyget löser de vardagliga uppgifterna försvinner skälet att gå någon annanstans.

Berätta tydligt varför verktyget finns. Inte som en varning, utan som ett erbjudande. Här kan du arbeta fritt, eftersom allt stannar hos oss. Riktlinjer och utbildning behövs fortfarande, men de fungerar mycket bättre när det finns ett godkänt alternativ som är lika lätt att använda.

Så fungerar det i iSearch

Hela kedjan i iSearch kan köras i er egen miljö, språkmodellen inräknad. Allt medarbetarna skriver in, och alla dokument assistenten läser, stannar hos er. Inget används för att träna modeller.

Varje kund får en egen, separat installation med SSO, MFA, rollbaserad åtkomst och en manipulationssäker revisionslogg. Assistenterna finns på datorn och i mobilen, och varje svar visar vilka dokument som lästes. Så kan organisationen ge alla ett AI-stöd utan att oroa sig för vad som skrivs in.

Läs mer om säkerheten, se hur iSearch används eller boka en genomgång.