Vad händer med vår data när avtalet tar slut?

Ingen skriver ett avtal med tanken att det ska ta slut. Men alla avtal gör det till slut. Verksamheten byter riktning, behoven ändras eller ett annat verktyg passar bättre. Då uppstår en fråga som borde ha ställts från början. Vad händer med vår data?

För en AI-lösning finns det fler uppgifter att ta hand om än man först tänker på. Det gäller de dokument assistenterna läser, men också historiken från medarbetarnas frågor och svar, om de instruktioner ni har skrivit och om loggarna över vem som gjorde vad. En del av det är känsligt, en del vill ni ta med er, och resten ska raderas.

Var uppgifterna finns avgör nästan allt

Om lösningen körs i er egen miljö finns uppgifterna redan hos er. Det finns ingen extern part som behöver lämna tillbaka något, och ingen som måste radera något åt er. Avslutet blir en intern fråga om vad ni vill spara och vad ni vill ta bort.

Om leverantören sköter driften behöver avtalet vara tydligt. Var lagras uppgifterna, i vilken form, och vad händer med dem när uppdraget upphör? Om leverantören är personuppgiftsbiträde ska personuppgiftsbiträdesavtalet beskriva just det. Fråga också hur radering går till, inklusive säkerhetskopior, och hur ni får den bekräftad. Det är en fråga som är lätt att ställa innan avtalet skrivs och betydligt svårare efteråt.

Export, radering och det som måste bevaras

Det ska gå att få ut det ni behöver. Tänk igenom i förväg vad det faktiskt är. Originaldokumenten finns ofta redan hos er, men instruktioner, loggar och viss historik kan behöva sparas, till exempel för uppföljning.

GDPR gäller hela vägen, både under avtalet och efter det. Personuppgifter ska inte sparas längre än nödvändigt. Därför behöver det gå att exportera och radera uppgifter per användare, och lagringstider ska kunna styras per typ av uppgift. Det som inte ska sparas ska tas bort.

Ibland får uppgifter inte raderas, till exempel om de omfattas av en tvist eller en granskning. Med legal hold kan utvalda uppgifter undantas från gallring tills spärren hävs. Det är viktigt att det fungerar också i slutet av ett avtal, när det annars vore frestande att radera allt på en gång.

Det finns en sak som inte går att reparera i efterhand. Om era uppgifter har använts för att träna en modell går de inte att plocka ut igen. Därför är frågan om träning också en fråga om avslut, och det säkraste svaret är att uppgifterna aldrig används för träning, från första dagen.

Förbered avslutet redan vid starten

Det enklaste avslutet förbereds tidigt. Bestäm vem som äger varje samling dokument. Håll ordning på vilka assistenter som finns och vad de används till. Sätt lagringstider från början, i stället för att låta allt sparas för säkerhets skull. Då vet ni vad som finns, var det finns och vad som ska hända med det, och avslutet blir en rutin.

Glöm inte medarbetarna. När ett verktyg avvecklas behöver de veta vad som gäller, vilka svar och utkast som ska sparas och var. Ett kort besked i god tid förhindrar att någon sparar känsliga uppgifter på egen hand.

Så fungerar det i iSearch

Hela kedjan i iSearch kan köras i er egen miljö, språkmodellen inräknad. Då finns era dokument, frågor och loggar hos er från första dagen. Varje kund får en egen, separat installation.

Uppgifter kan exporteras och raderas per användare enligt GDPR, lagringstider styrs per typ av uppgift och legal hold ingår. Era uppgifter används aldrig för att träna modeller.

Läs mer om säkerheten, se produkten eller boka en genomgång.