När blir ett AI-svar en allmän handling?

En handläggare ber en AI-assistent sammanfatta ett ärende och får ett utkast till tjänsteanteckning. En kollega klistrar in en fråga från en medborgare och får förslag på svar. Frågan och svaret finns sedan kvar någonstans, i verktyget, i en logg eller hos en leverantör. För en myndighet väcker det en fråga som privata företag sällan behöver ställa. Är det här allmänna handlingar, och vem kan i så fall begära ut dem?

Vad tryckfrihetsförordningen säger

Offentlighetsprincipen vilar på tryckfrihetsförordningen. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen dit eller upprättad där. Begreppet handling är brett. Det omfattar också upptagningar som bara kan läsas med tekniska hjälpmedel, som en sparad konversation eller en logg, om myndigheten själv kan ta fram dem.

En handling som inte skickas i väg anses upprättad när ärendet är slutbehandlat, eller när handlingen har justerats eller färdigställts på annat sätt. Utkast och minnesanteckningar som inte har expedierats är som huvudregel inte allmänna, om de inte tas om hand för arkivering. Undantaget gäller dock inte en minnesanteckning i den del den tillför ärendet en sakuppgift.

Förordningen innehåller också en regel om teknisk bearbetning. En åtgärd som någon vidtar endast som ett led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring av en handling som myndigheten har tillhandahållit gör inte att handlingen räknas som inkommen hos den som utför åtgärden.

Prompten, svaret och loggen

Digg och IMY har tagit fram riktlinjer för generativ AI i offentlig förvaltning. Där bedöms prompten och det som matas in sannolikt kunna betraktas som någon form av utkast. Det som verktyget producerar kan i högre grad komma att betraktas som upprättat och färdigställt, och kan då vara en allmän handling.

Formuleringarna är försiktiga, och bedömningen beror på hur svaret används. Ett förslag som hjälper någon att formulera om en mening ligger nära ett utkast. En sammanställning som läggs till grund för ett beslut tillför ärendet något och får en annan ställning. Loggar kan också vara allmänna handlingar, och då gäller samma regler om utlämnande, sekretess och arkivering som för andra handlingar.

När uppgifter lämnar myndigheten

Den som använder ett AI-verktyg hos en extern leverantör lämnar som regel uppgifter till någon annan. Enligt riktlinjerna kan redan det vara ett utlämnande. För uppgifter som omfattas av sekretess krävs då stöd i lag. Sedan juli 2023 finns en sådan bestämmelse för uppdrag där leverantören endast tekniskt bearbetar eller lagrar uppgifterna för myndighetens räkning, så länge det inte är olämpligt med hänsyn till omständigheterna.

Om en viss AI-tjänst ryms i det beror på avtalet, på hur tjänsten fungerar och på vad den används till. Digg påpekar också att det som myndigheten matar in inte får riskera att bli träningsdata för tjänsten. Bedömningen behöver därför göras innan verktyget tas i bruk, och dokumenteras. Publika AI-tjänster som medarbetare använder på eget initiativ hamnar ofta helt utanför den bedömningen, och det är en del av det som kallas skugg-AI.

En utredning ser över reglerna

I september 2026 gav regeringen en särskild utredare i uppdrag att analysera hur offentlighetsprincipen tillämpas när myndigheter använder AI och externa molntjänster. Utredningen ska bland annat bedöma i vilken utsträckning information som genereras eller lagras med sådana verktyg är allmänna handlingar, och hur allmänhetens insyn påverkas. Uppdraget ska redovisas senast den 15 november 2027.

Till dess gäller dagens regler, och varje begäran om att få ta del av en handling prövas för sig. Det som går att göra redan nu är att veta var frågor, svar och loggar finns, hur länge de sparas och vem som kan ta fram dem. En myndighet som har den överblicken kan pröva en begäran och sekretessen på samma sätt som för andra handlingar.

Så fungerar det i iSearch

Hela kedjan i iSearch kan köras i myndighetens egen miljö, språkmodellen inräknad. Varje kund får en egen, separat installation, och era frågor och dokument används aldrig för att träna modeller. Varje svar visar vilka dokument som lästes, och en manipulationssäker revisionslogg visar vem som gjorde vad. Lagringstider sätts per datatyp, och uppgifter kan exporteras och raderas per användare.

Läs mer om AI i offentlig sektor och molntjänster och sekretess, eller boka en genomgång.