Vad AI-förordningen betyder för er AI-assistent

EU:s AI-förordning trädde i kraft i augusti 2024 och börjar gälla stegvis. Den reglerar AI-system utifrån vilken risk användningen innebär. Det mesta i förordningen riktar sig till dem som utvecklar AI-system, men även organisationer som använder AI i sin verksamhet har skyldigheter. I förordningen kallas de tillhandahållare.

Den här texten är en översikt och ingen juridisk rådgivning. Hur förordningen gäller just er beror på hur assistenten används, och den bedömningen görs bäst tillsammans med er jurist eller ert dataskyddsombud.

Användningen avgör kraven

Förordningen delar in användning av AI i nivåer. Vissa användningar är förbjudna, till exempel att manipulera människors beteende eller att poängsätta personer utifrån hur de beter sig socialt. Som högrisk räknas bland annat AI som används vid rekrytering, vid bedömning av anställda, för tillgång till viktiga offentliga tjänster och vid kreditprövning. För sådana system gäller omfattande krav på riskhantering, dokumentation, mänsklig tillsyn och loggning.

En intern assistent som svarar på frågor ur era egna rutiner och handböcker hamnar normalt utanför högriskkategorierna. Klassningen följer dock användningen. Samma verktyg kan hamna i en annan kategori om det används för att fatta eller förbereda beslut om enskilda personer, till exempel vid urval av sökande till en tjänst. Gör därför en inventering av vad assistenterna används till, och se över den när nya användningsområden tillkommer.

Datum som gäller

Förbuden och kravet på AI-kunnighet har gällt sedan februari 2025. Reglerna för AI-modeller för allmänna ändamål har gällt sedan augusti 2025, och de riktar sig i första hand till dem som tar fram modellerna. Den 2 augusti 2026 blev huvuddelen av förordningen tillämplig, bland annat reglerna om transparens.

Kraven på högrisksystem skulle också ha börjat gälla då, men de har skjutits upp. Genom en ändringsförordning som trädde i kraft i juli 2026, ofta kallad AI-omnibus, gäller de i stället från den 2 december 2027 för de högriskområden som räknas upp i förordningens bilaga III. För AI som ingår i reglerade produkter gäller de från den 2 augusti 2028. Regelverket kan justeras igen, så kontrollera aktuella datum hos EU-kommissionen innan ni planerar.

Transparens och AI-kunnighet

Två krav berör nästan alla som använder en AI-assistent. Det första gäller transparens. Människor ska förstå när de interagerar med ett AI-system, om det inte redan är uppenbart. Text som AI har tagit fram och som publiceras för att informera allmänheten i frågor av allmänt intresse ska som regel märkas, om ingen människa har granskat den och tagit redaktionellt ansvar. För en intern assistent räcker det ofta att den tydligt framstår som en assistent, och att ni har en rutin för hur AI-stödda texter granskas innan de lämnar verksamheten.

Det andra gäller AI-kunnighet. Organisationer ska vidta åtgärder för att stödja att personalen har kunskap om de AI-system de använder, med hänsyn till deras roll och det sammanhang systemen används i. Ändringsförordningen mildrade kravet, så att ingen viss nivå behöver garanteras för varje medarbetare. Skyldigheten att arbeta med frågan finns kvar. I praktiken handlar det om att medarbetarna vet vad assistenten kan, var gränserna går och att svaren alltid ska granskas innan de används.

Så fungerar det i iSearch

Det är er användning som avgör vilka krav som gäller, och bedömningen gör ni själva. iSearch är byggt för att göra arbetet med kraven enklare. Varje svar visar vilka dokument det bygger på, så att medarbetarna kan kontrollera innehållet innan något används. Det gör granskningen konkret och ger ett naturligt underlag när ni utbildar personalen i hur assistenten ska användas.

Ni väljer vilka dokument varje assistent läser och vem som får använda den. Rollbaserad åtkomst och fyraögonsprincip styr känsliga ändringar, och en manipulationssäker revisionslogg visar vem som gjorde vad. Hela kedjan i iSearch kan köras i er egen miljö, så att frågor och dokument stannar i verksamheten.

Läs mer om källhänvisningar, behörigheter i AI och säkerheten i iSearch, eller boka en genomgång.