Introduktion av nya medarbetare med svar från första dagen
De första veckorna på ett nytt jobb är fulla av frågor. Med en AI-assistent som svarar ur era egna rutiner hittar nya medarbetare svaren själva, och kollegorna får tid för det som kräver dem.
iSearch
Innehåll
Den som är ny vill göra rätt. Hur rapporterar man en avvikelse, vilken mall gäller för veckoplaneringen och var finns rutinen för nycklar och larm? Svaren finns oftast redan, i personalhandboken, på intranätet eller i en mapp som någon visade under första dagen. Svårigheten är att veta var, och det känns obekvämt att fråga samma kollega för tredje gången samma förmiddag.
Introduktionen vilar därför ofta på några få erfarna medarbetare. De svarar gärna, men varje fråga avbryter deras eget arbete. Svaren kan också variera beroende på vem man frågar, och det som sägs i förbifarten är svårt att komma ihåg en vecka senare.
Svar på egen hand
En AI-assistent som är kopplad till era egna dokument ändrar det. Den nya medarbetaren ställer frågan med egna ord, när den dyker upp, och får ett svar som bygger på verksamhetens rutiner. Svaret visar vilket dokument det kommer från. Den som är ny får alltså hjälp i stunden och lär sig samtidigt var informationen finns. Efter några veckor hittar hen det mesta själv.
Det påverkar också tryggheten. Det är lättare att fråga en assistent om något man tycker att man borde veta än att fråga en kollega en gång till. Frågorna kommer tidigare, osäkerheten blir kortare och färre saker görs på känn.
Rätt behörighet från början
Nya medarbetare ska se det som gäller för deras roll. En assistent får därför aldrig bli en genväg förbi behörigheterna. Den ska följa samma roller som era övriga system och bara svara ur dokument som personen har rätt att läsa. Då kan introduktionen börja direkt, utan att någon behöver fundera över vad som är lämpligt att visa.
Det är också värt att tänka igenom vilka dokument assistenten ska använda. En assistent för introduktion fungerar bäst med en avgränsad uppsättning, till exempel personalhandboken, rutinerna för den egna enheten och de mallar som används oftast. När dokumenten hålls aktuella blir svaren det också, och ansvaret för innehållet ligger kvar hos dem som äger rutinerna.
Mer tid för det som inte står i rutinerna
När de enkla frågorna får svar på egen hand blir tiden med kollegorna mer värdefull. Handledaren behöver inte visa var mallen ligger ännu en gång. Tiden kan i stället läggas på det som inte står i någon rutin, som hur man bemöter en svår situation, vilka bedömningar som brukar göras och varför arbetet görs som det görs. Den kunskapen förs bäst vidare mellan människor.
För verksamheten blir introduktionen också jämnare. Alla nya får samma svar ur samma underlag, oavsett vilken dag de börjar eller vem som råkar vara på plats.
Så fungerar det i iSearch
Med iSearch sätter ni upp en assistent för introduktion och personalfrågor och kopplar den till era egna dokument. Varje svar visar källan, och saknas underlag framgår det. Ni väljer vilka dokument assistenten läser och vem som får använda den, och inloggning sker med SSO och MFA. Assistenten finns på datorn och i mobilen, och hela kedjan kan köras i er egen miljö.
Läs mer om AI för HR och personalfrågor, om när erfarna medarbetare slutar och om hur iSearch används, eller boka en genomgång.