Kostnaden för att inte använda AI
Den dyraste frågan är ofta den som ingen ser. Tiden det tar att leta efter en rutin, vänta på en kollega eller göra om något som redan fanns. Den syns inte i budgeten. Men den finns där varje dag.
iSearch
Innehåll
När AI diskuteras handlar samtalet ofta om vad det kostar att införa. Licenser, drift, tid för uppstart. Det är rimliga frågor. Men det finns en annan kostnad som sällan räknas, och den är ofta större. Kostnaden för att låta allt vara som det är.
Tiden som försvinner utan att synas
Tänk på en vanlig vecka. En säljare letar efter den senaste versionen av ett avtal och hittar tre. En kundtjänstmedarbetare väntar på svar från en kollega som är den enda som vet hur en viss reklamation ska hanteras. En ny medarbetare frågar samma sak som förra veckan, eftersom hon inte minns var svaret stod. En chef tar fram ett underlag som någon redan tog fram i våras, eftersom ingen hittade det.
Var för sig tar det några minuter. Men det händer hela tiden, för många personer, och det märks sällan, eftersom det är en del av vardagen. Det syns inte i budgeten och inte i några rapporter. Ändå betalar verksamheten för det varje dag.
Letandet är dessutom bara den första kostnaden. Den som tillfrågas tappar fokus i sitt eget arbete. När alla letar på egen hand blir besluten olika. Nya medarbetare tar längre tid på sig att bli självgående. Och när en erfaren kollega slutar försvinner en del av kunskapen med henne, eftersom den aldrig fanns någon annanstans än i hennes huvud.
Gör den synlig hos er
Vi tänker inte ge er en siffra. Den skulle inte säga något om just er verksamhet. Men ni kan ta fram er egen bild, och det är enklare än det låter.
Välj en grupp, till exempel kundtjänst eller en avdelning med många rutiner. Fråga hur ofta de letar efter information under en vecka och hur lång tid det brukar ta. Be dem lista de frågor som ställs om och om igen, och till vem. Räkna sedan försiktigt, tid gånger antal personer gånger antal veckor. Resultatet blir en uppskattning, men det brukar räcka för att förändra samtalet. Listan med återkommande frågor är dessutom en utmärkt startpunkt för en första assistent.
Räkna också med det som är svårare att mäta. Kunder som får rätt besked första gången. Medarbetare som slipper känna sig osäkra. Det går inte att sätta en siffra på, men det är ofta det som avgör om ett verktyg blir en del av vardagen.
Vad som förändras
En assistent som svarar ur era egna dokument flyttar tiden från att leta till att arbeta. Säljaren får rätt avtalsversion direkt, med en länk till dokumentet. Kollegan med svaret på reklamationsfrågan slipper bli avbruten. Den nya medarbetaren hittar själv. Och kunskapen stannar kvar även när personer går vidare.
Det fungerar bara om svaren går att lita på. Ett verktyg som ger fel besked kostar mer än det sparar. Därför ska svaren komma ur era egna, gällande dokument och visa sin källa, och verktyget ska finnas där arbetet sker. Att vänta har också en risk. Om organisationen inte erbjuder ett eget verktyg letar medarbetarna själva, ofta i öppna tjänster, och då kostar det kontroll över uppgifterna.
Så fungerar det i iSearch
iSearch ger er assistenter som svarar ur era egna dokument och visar vilka dokument som lästes. Ni skriver instruktionerna och väljer underlaget, och assistenterna finns på datorn och i mobilen.
Hela kedjan kan köras i er egen miljö, språkmodellen inräknad, och era uppgifter används aldrig för att träna modeller.
Se hur iSearch används, läs om produkten eller boka en genomgång.